Referat Zeitdatensysteme - Personalinformationssysteme, Telefonsysteme

Zeitdatensysteme

Zeitdatzeneerfassungssystem dienen hauptsächlich zur Erfassung der Komm- und Gehzeiten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Meistens werden an Zeiterfassungsgeräten (Terminals) mit einer Magnetkarte, einem optischen Ausweis, oder netwas ähnlichem die Kartennummer eingelesen und der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zeigt durch Drücken einer vorbestimmten Taste am Erfassungsgerät sein bzw. ihr Kommen und Gehen an.

Diese Daten werden an den Zeiterfassungsterminals erfaßt und meistens an einen zentralen Rechner übertragen und gespeichert. Hier können Daten auch weiterverarbeitet werden.

Die Anschaffung eines Zeitdatensystems soll die Lohnverrechnung und unter Umständen auch die Planung des "Arbeitskräfteeinsatzes" vereinfachen.

Hier liegt aber die Problematik solcher Systeme, sofort nach der durchgeführten Buchung z.B. "Gekommen" kann überprüft werden, wer anwesend ist, wann Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen die Arbeit antreten bzw, verlassen und das, da die Daten gespeichert bleiben , über einen längeren Zeitraum. Auch kleine Verspätungen werden, im Gegensatz zu früher , sofort registriert und bleiben womöglich auch über Jahre gespeichert. Es kann eine Vielzahl an Informationen über Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gewonnen werden und Auswertungen nach beliebigen Kriterien durchgeführt werden. Zum Beispiel:

Wie oft fehlen bestimmte Personen?

Wer kommt wann regelmäßig zu spät?

Welche Personen der Abteilung X machen wieviele Überstunden ?

Wenn neben den eben beschriebenen Zeitdaten, noch Daten über Beginn und Ende vor Arbeitschritten  "gestempelt" werden müssen, so fällt dies nicht mehr voll in das Gebiet der Zeitdatenerfassung, sondern liefert auch viele Daten zur Verarbeitung und Auswertung für die Betriebsdatenerfassung welche im vorigen Referat erklärt wurden.

Personalinformationssysteme

Immer mahr Büros, in denen früher mit Karteikarten und Schreibmaschinen gearbeitet wurde, werden auf die elektronische Datenverarbeitung (=EDV) umgestellt. Systematisch werden dafür Daten gesammelt, die vor allem im Personalbüro von großer Bedeutung sind. Eine der wichtigsten Aufgaben der EDV im Personalbüro stellt die Personalverwaltung und die Lohn bzw. Gehaltsverrechnung dar. Die dabei gesammelten Daten der einzelnen Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen werden von einem sogenannten Personalinfosystem verwaltet.

Im Sammeln von Daten liegt schon die erste Gefahr. Neben Peronalstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Adresse,) werden auch viele Daten gesammelt, die erst durch das Arbeiten im Betrieb anfallen.

Der Unterschied zu früher besteht in der sofortigen Abrufbarkeit der Daten. Mußten früher für Betriebstatistiken  stunden- oder tagelang Betriebslisten durchforstet werden, so sind Auswertungen heute mit einem Knopfdruck in Sekundenschnelle möglich. Personenbezogene Daten aus unterschiedlichen Betriebsbereichen können sofort nach gewünschten Kriterien ausgewertet und verglichen werden. Dies unterstützt einen lückenlose Kontrolle der Beschäftigten.

In Personalinformationssystem können Daten aus verschiedenen betrieblichen Bereichen einfließen. Es werden nicht nur Daten aus der Personalverwaltung und der Lohn bzw. Gehaltsabrechnung gesammelt sondern darüber hinaus noch:

Betriebs und Produktionsdaten (z.B. wer beginnt an welcher Maschine mit der Arbeit?)

Daten aus Abeitsläufen der EDV (z.B. erledigte Fälle)

Arbeitszeitabrechnung, Abwesenheitsursachen (z.B. Zahnarzt, Pflege-freistellung, )

Bewerbungsdaten und eventuell Daten aus dem Bewerbungsfragebogen

Personalbeurteilungen

eventuell Daten aus einem Fragebogen zu Bildungsinteressen, Wünschen, Betriebsklima,

Neben der "reinen" Lohn/Gehaltsverrechnung werden diese Systeme meistens noch für folgende betriebliche Gebiete eingesetzt:

Personalstatistiken (Urlaub, Krankenstand)

Personalbedarfsermittlung (Schichtpläne, Personallisten)

Personaleinsatz (Anforderungsprofile, Stellenbesetzungslisten)

Aus- und Fortbildung

Personalkostenplanung

Leistungsbewertung (Akkord, Prämie)

Hier sind dann natürlich auch viele Personenbezogene Daten vorhanden, von denen die einzelnen Beschaftigten oft nichts wissen. Hier gilt: je weniger Peronaldaten gespeicher sind, desto geringer sind die Auswertungsmöglichkeiten und damit verbunden die Kontrolle der Beschäftigten.

Telefonsysteme

Seit Jahren werden in Betrieben vermehrt digitale Telefonanlagen installiert. Eine digitalen Telefonanlage ist eine EDV-Anlage das heißt sowohl die Vermittlung und Übertragung von Telefongesprächen als auch die Speicherung und Auswertung von Gesprächsdaten erfolgt durch Software. Automatisch werden vor, während und nach dem Telefongespräch Daten wie die angewählte Rufnummer, Daure des Gesprächs, Datum, Beginn und Endzeit des Telefonats, Gebühreneinheiten, Art des Gespräches (Privat- oder Dienstgespräch) gespeichert.

Die Vorteile dieser Systeme sind, von Unternehmerseite aus gesehen, der kleinere bürokratische Aufwand. Wurden früher Dienst- oder Privatgespräche gar nicht bzw. über die Telefonvermittlung im Betrieb abgerechnet, so ist dies heute über einfache Computerauswertungen möglich.

Die Gefahren dieser Systeme liegen aber besonders in der verschiedenartigen Möglichkeit der Auswertung der Daten. So können zum Beispiel diese Auswertungen nicht nur nach der Häufigkeit und Länge von Dienst- und Privatgesprächen erfolgen, es ist über Telefonsysteme auch möglich, die einzelnen angewählten Rufnummern, die automatisch mitgespeichert werden, jederzeit abzurufen oder auch ausdrucken zu lassen. Diese Auswertungen führen aber zu einer Kontrolle der Beschäftigten.

Bei Telefongesprächen die über solche Systeme geführt werden, werden in der Regel folgende Daten registriert:

verwendeter Apparat

Gebühren

angewählte Telefonnummer

Dauer des Gesprächs

Datum

Uhrzeit

Durch die Verknüpfung Apparat - Benutzer bzw. Benutzerin unterstützen diese Daten die Kontrolle der Beschäftigten. Daher ist eine möglichst weitgehende Unterbindung der Verarbeitung dieser Telefondaten unbedingt notwendig.

Private gespräche werden meist durch Drücken einer vrodefinierten Taste am Telefonapparat gekennzeichnet. Vor allem bei Privatgesprächen sollte die Registrierung  der oben beschriebenen Daten unterbleiben.